Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Kurikan Värttinä ry

Yhteystiedot:
Kankaantie 23
61300 KURIKKA

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Hoitokoti Wanha Värttinä
Kankaantie 23
61300 KURIKKA
040 4355 704
hoitokoti@wanhavarttina.fi

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava

Marika Korpela
Kankaantie 23
61300 KURIKKA
040 0904 353
marika@wanhavarttina.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen

liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan.

2. Rekisteröidyt

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia

tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen

asiakassuhteeseen.

• Henkilörekrytointi, asiakashallinnan asiakastietojen käsittely perustuu ensisijaisesti lainsäädäntöön.
• Sosiaalihuollon asiakastietoja käsitellään erityisesti asiakkaan hoidon suunnitteluun, toteutukseen,

järjestämiseen, seurantaan, valvontaan ja arviointiin sekä muihin sosiaalihuoltoon liittyvän

lainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin. Työsuhteen hallintaan, markkinointiin, asiakassuhteiden ja kumppanuuksien ylläpitoon.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia

tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

• Henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:
• Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen
• Hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt.
• Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon – tai

terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston

(KANTA) kautta.

• Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä,

jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen

luovuttamiseen, allekirjoitettuja vuokra- ja palvelusopimuksia, lääkelistan, ulkoilulistan,

nestelistan tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan hoidon ja kuntoutuksen toteutumista.

• Kotisivullamme käyttäjät voivat jättää yhteydenottopyyntöjä, antaa palautetta tai jättää muita

viestejä. Palautteen keräämisen peruste liittyy toimintamme kehittämiseen sekä velvollisuuteemme

raportoida ja arvioida toimintaamme.

Säilytämme kerättyä tietoa vain sen ajan, jonka palautteeseen vastaaminen tai palautteen muistiin kirjaaminen vaatii. Tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseenHoitokoti Wanha Värttinä, Kankaantie 23, 61300 KURIKKA

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen;
• Hoitohenkilökunta ja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt.
• Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon – tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (KANTA) kautta.
• Kotisivujen yhteydenottolomakkeiden kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa:

• Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella;
• Nimenomaisen lain säännöksen nojalla.

Kun kyseinen palvelu annetaan julkisen tilaajan toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin julkinen tilaaja päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen peruste.

erveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu-, tilastointi- ja valvontatehtäviä varten sekä Fimealle huumausaineseurantaa varten.

Muut mahdolliset luovutuksensaajat:

• Jatkohoitotilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle.
• Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle myös ilman potilaan suostumusta, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
• Kansallinen terveysarkisto (KANTA-arkisto).
• Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.
• Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa. Jos alaikäinen asiakas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Lisäksi tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan antaa tieto asiakkaasta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä.

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille ilman lainsäädännön mukaista perustetta.

Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa

olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista. Säilytysajat määräytyvät sovellettavan lainsäädännön

mukaisesti. Säilytysaika riippuu muun muassa henkilötietotyypistä.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä

todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Kotisivulta säilytämme kerättyä tietoa vain sen ajan, jonka palautteeseen vastaaminen tai palautteen

muistiin kirjaaminen vaatii. Tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakastietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja määrittää käyttöoikeustasoista, joita työntekijöille myönnetään. Käyttäjätunnusten saannin edellytyksenä on salassapitositoumuksen allekirjoittaminen.

Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot

jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset

tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tällaisia ovat tilitoimisto Talenom ja IT-tuki, jolla on pääsy tietojärjestelmiin.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.